美好人生別浪費在加班!3技巧工作效率大提升 極簡正妹:電話溝通有撇步
奉行極簡生活的前公務員巧玉,分享3招提升上班族工作效率的方法。(圖/翻攝「極簡姐姐 巧玉」YouTube)

影音中心/劉又瑋報導

對不少台灣上班族來說,工作做不完必須加班完成,已是大家習以為常的事情,不過把美好人生花在加班上面,對貫徹極簡主義生活的前公務員巧玉來說,其實是非常浪費時間的行為,想要避免這種情況發生,提升自己工作效率成為關鍵,她分享3個有效整理工作內容的方法,其中電話溝通更有「小撇步」,可以大幅縮短時間達到同樣效果,準時下班將不再成為問題。

巧玉指出,把自己的辦公環境做好整理,不只有助提升個人工作效率,也不會造成其他同事負擔,如何有效整理她分成3個部分,分別是文件、桌面和時間,其中文件部分,除了實體文書也有電子檔案,她認為一次專心處理好一份文件,完成後再確實歸檔、分類,之後就不會在翻找過往資料上浪費時間,實體內容可以透過標籤紙歸類,電子檔案則要注意檔案和資料夾命名的精確。

美好人生別浪費在加班!3技巧工作效率大提升 極簡正妹:電話溝通有撇步
巧玉認為要有效提高工作效率,對於文件、桌面和時間的整理至關重要。(圖/翻攝「極簡姐姐 巧玉」YouTube)

提到「桌面整理」,巧玉同樣將其分為實體辦公桌面和電腦桌面,辦公桌上只要存在經嚴選後,工作一定會用到的用品,掌握不重複、不庫存的原則,若非經常用到的物品,將其放在抽屜透過隔板分門別類即可,巧玉建議上班族的電腦桌面圖示,最多維持在3行就足夠,資料如果太多需透過資料夾分層歸納,經常使用的文件最好建立桌面捷徑,減少自己多餘的舉動。

美好人生別浪費在加班!3技巧工作效率大提升 極簡正妹:電話溝通有撇步
巧玉特別提及時間整理這部分,如何有效地做好「電話溝通」很重要。(圖/翻攝「極簡姐姐 巧玉」YouTube)

講到時間上的整理,巧玉指出上班族工作期間,必須為自己設立一段「全神貫注的時間」,用來處理最重要的事務,過程中需要屏除一切外界干擾,她也分享過往工作經驗,大家很容易浪費時間在「電話溝通」,很多人打電話會急著想表達事情,卻因為沒先在腦中做好整理,導致前5到10分鐘無法說出重點,真正開始處理正事往往所剩時間不多,反而造成不只要打一次電話的無謂舉動,她認為講電話前,先記錄自己想表達的內容,「直接切入主題」才能展現高效率,透過3部分達成高效工作,美好人生就不會浪費在加班上面。



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